Cos’è un Applicant Tracking System (ATS) e perchè è considerato importante
Un Applicant Tracking System, solitamente conosciuto come ATS, è un software progettato per gestire in maniera efficace il recruiting in azienda. In estrema sintesi consente di raccogliere e organizzare i dati dei candidati che passano attraverso le varie fasi del processo di selezione.
Disporre di un software del genere è importante soprattutto per chi lavora in prima persona come recruiter in azienda, perché consente di gestire i diversi aspetti di un processo che è molto più articolato e complesso di quanto non possa sembrare di primo acchito. Non sempre però all’interno delle aziende si ha la percezione dell’importanza che riveste il poter disporre di un software specialistico, appositamente dedicato al reclutamento e la selezione.
E così ancora oggi capita di osservare qualcuno che va avanti utilizzando fogli Excel al meglio che può, o ancora, si affida a software sviluppati in-house ma pieni di vincoli e rigidità che finiscono paradossalmente per rallentare proprio le attività che dovrebbero agevolare.
Il problema è che trattandosi di una questione molto tecnica e non immediatamente visibile, si tende facilmente a trascurarne l’importanza. La parte visibile del processo sono tutto sommato i candidati che effettuano le prove di selezione, così come alla fine, le persone che poi vengono scelte e inserite sono chiaramente il risultato atteso, visibile e tangibile. Questo è quello che viene osservato e misurato quasi sempre in via esclusiva, anche in termini di KPI.
Ma i danni di un approccio improvvisato su questo tipo di attività sono più lenti ad emergere e più pericolosi di quanto non possa sembrare se ci si ferma al livello di analisi delle metriche lineari del tipo “Time to Hire”.
La digitalizzazione, sempre più presente nella vita di tutti noi addetti ai lavori e non, ha portato negli ultimi anni prepotentemente all’attenzione un aspetto che alcuni hanno sempre avuto presente, altri un po' meno: la cosiddetta “candidate experience”. In parole semplici l’esperienza a 360° che vive un candidato rispetto alla selezione a cui partecipa. Esperienza che viene sempre più rapidamente condivisa e proposta sui social attraverso canali formali e informali e che va in ultima analisi ad influenzare la reputazione e l’attrattività di un’azienda.
Molti gli elementi considerati, complessivamente classificabili all’interno di categorie specifiche quali ad es. i tempi di attesa tra le varie fasi (dall’invio del CV all’eventuale primo contatto), il tipo di feedback ricevuto (nessuno/telefonata/email più o meno impersonale), la qualità o difficoltà delle prove di selezione (ad es. ability test/colloqui/prove tecniche), la professionalità ed esperienza del personale con cui si entra in contatto ecc.
In questo scenario, poter disporre di un sistema efficace e di facile uso per i recruiter rappresenta indubbiamente un vantaggio. Non solo perché si possa avere il polso costantemente aggiornato sull’andamento dei processi di selezione gestiti, ma anche perché la consapevolezza di avere tutti i dati sotto controllo si riflette inevitabilmente anche indirettamente nell’immagine che l’azienda propone all’esterno, proprio nei confronti dei candidati stessi.
Disporre di un ATS efficace e magari ‘recruiter friendly’ consente di ridurre e ottimizzare i tempi di tutte le fasi del processo, dalla ricerca dei CV sall’invio di feedback e comunicazioni o la verifica di chi ha già partecipato a precedenti selezioni ed eventualmente e con quali esiti. Informazioni preziose insomma, di cui conviene evidentemente avere contezza in maniera semplice e immediata.
Tante sono le soluzioni ad oggi disponibili sul mercato, ciascuna con le sue peculiarità. Il vantaggio rispetto a soluzioni più o meno improvvisate è del tutto evidente soprattutto a chi con questi processi ci lavora quotidianamente. Ai recruiter più o meno esperti sono immediatamente comprensibili i vantaggi di uno strumento appositamente progettato per la gestione dei processi di recruiting e quanto spesso ci si trovi invece nella condizione di doversi adattare a database antiquati o pieni di vincoli che rallentano il lavoro invece di agevolarlo.
Ovviamente i software ATS sul mercato, per quanto “chiavi in mano”, sono comunque da customizzare sia in termini di layout che in termini di contenuti e funzioni prevalentemente utilizzate. Mi riferisco a tecnicismi specifici che rendono il sistema il più possibile aderente alle nostre esigenze. Personalizzare al meglio il tutto in una fase iniziale consente poi di poter disporre di un sistema “su misura” che sarà facile da usare, di concreto aiuto per i recruiter e di cosneguenza per l’azienda stessa, direttamente e indirettamente impattata dal buon esito di questi processi.
GDS